En menos de un “abrir y cerrar de ojos” se nos ha acabado el verano y sus antojos. La mayoría de entre nosotros, con o sin ganas, emprenderemos de nuevo la vuelta al cole, a la rutina y a nuestros trabajos. Volveremos a nuestras (buenas y malas) costumbres, sus horarios fijos, y sus tradicionales reuniones.
En el mundo laboral, la reunión se ha convertido en un pilar fundamental. A nivel global, se estima que tenemos más de 55 millones de reuniones diarias, cerca de 20 mil millones de encuentros cada añada. Por inercia o temas de calendario, suelen ser escurridizas y caer siempre en el peor momento. Sirven para llegar tarde, ponernos al día tras el verano, preguntarnos por la familia y el colegio, remangarnos las camisas y emprender el camino, plantearnos algunos retos, buscar soluciones, oír distintos argumentos y, finalmente, tomar juntos decisiones.
Sin embargo, y a pesar de su frecuencia, se estima que aproximadamente el 50% de esas reuniones brillan por su ineficiencia, no cumplen con sus propósitos y que, en otras palabras, hubiera sido mejor dedicarse a otra cosa.
Paradójicamente, organizarnos para trabajar nos lleva más tiempo que sacar el propio trabajo adelante. El impacto emocional llega a ser notable entre los trabajadores. No solamente estas citas pueden significar pérdidas importantes en términos de costos laborales y productividad horaria, sino que afectan al conjunto de la organización, suscitando cierta frustración y fatiga.
Para cualquier buen manager de equipos, es fundamental hoy replantearse habitualmente todos estos procesos, entender sus propias inoperancias, así cómo explorar nuevas formas de captar el interés en estas citas. También pasa por implementar nuevas herramientas y softwares dedicados a esta causa.
El síndrome de la reunionitis
En muchas grandes corporaciones, sentirse “el jefe” requiere agrupar constantemente a los equipos y secuaces, imponerles ciertas tareas y deberes. Recuerdo, hace años, ir a una entrevista de trabajo y ver a decenas de directivos reunidos y encorbatados. Eran como peces confinados en distintos acuarios. Me sentí como el capitán Nemo, ahogado y fuera de su hábitat, les dejé entender que, a ese ambiente tan poco “fluido”, yo no estaba adaptado.
El causante habitual de su ineficiencia es la propia falta de objetivo inicial. La ausencia de objetivos definidos deja a los participantes sin rumbo, ni ideas claras. No intuyen las expectativas de las citas, lo que se espera lograr con ellas, y acaba todo en conversaciones vagas. Sin una agenda clara y una planificación adecuada, las reuniones tienden a desviarse del tema y echar un resultado concreto en falta.
El tiempo es oro. En muchas ocasiones, los organizadores no establecen límites horarios para discutir cada punto, lo que induce a reuniones infinitas, pasándose incluso del límite del horario reglamentario. Todos hemos tenido reuniones urgentes en viernes, con las maletas cargadas en los coches, y todos del reloj, pendientes. En ese aspecto, es un error bastante común el convocar a personas que no son esenciales en la charla. No solamente aumenta su duración, sino que también diluye el enfoque de la conversación.
Otra gran patología es la falta de preparación. Los asistentes no revisan previamente la documentación, no preparan adecuadamente la reunión, no vienen con los datos necesarios para avanzar en temas pendientes y contrastar su opinión. Para colmo, las reuniones echan en falta un resumen de los acuerdos alcanzados y se pierden los pasos fijados. Sin ese documento, las palabras se las lleva el viento al final y todo queda en un acto banal.
En este aspecto, Jeff Bezos, fundador de Amazon y uno de los hombres más rico del mundo, compartió algunos de sus trucos. Requiere siempre a su equipo una previa y común lectura de un documento escrito que será el centro de la discusión. Así evita que sus colaboradores vengan con cara de póker, sin haber leído nada, y apuesten todo sobre el comodín o jóker. También da un cierto protagonismo al relato de la vida interna y da voz a los más jóvenes y a sus anécdotas. A menudo, los estudios y datos de los veteranos no concuerdan con una realidad bien distinta sobre el terreno.
Efecto Pandemia y Conference Cold
Si de algo puede presumir la pandemia es de haber revolucionado la esencia milenaria de nuestras juntas. El avance de la tecnología proporcionó, en una de nuestras épocas más convulsas, una serie de herramientas digitales, permitiéndonos guardar el contacto visual, las reuniones y sus encomiendas.
Herramientas de videoconferencia como Google Meet, Skype, Teams o Zoom han facilitado las reuniones en pleno confinamiento, permitiendo la colaboración en tiempo real de todo el equipo, sin perder por completo, el tan necesario contacto humano.
No obstante, y a pesar de nuestra rápida adaptación a estos nuevos métodos operativos, los puntuales problemas técnicos, así como el fantasma de las cámaras y los micros apagados, nos llevan a debatir en el vacío y sufrir sus entornos gélidos. Las que llamo Conference Cold (como guiño a Conference Call) son habitualmente conversaciones inaudibles, donde nadie hace caso a nadie, y la falta de interés es patente.
La pandemia ya pasó. Contrariamente a otras naciones, somos un país de abrazos y saludos cálidos. Volvamos a lo que nos hace diferentes, recuperemos la esencia de nuestra cercanía, la que nos distingue de las demás empresas extranjeras.
La tecnología al rescate
El avance tecnológico no podía pasar de largo. Mejorar el funcionamiento corporativo y sus métodos organizativos era un mercado demasiado goloso. Existen desde hace años gestores de proyectos tales como Asana, Slack o Trello, que establecen tareas y siguen el progreso de múltiples proyectos.
Permiten a los equipos compartir avances de sus trabajos, estimar fechas de entregas, y realizar un seguimiento constante de los presupuestos, asegurando que lo hablado “va a misa” y que los acuerdos tomados juntos serán los que conduzcan a su buen desarrollo.
Importante mencionar otras herramientas de colaboración en tiempo real como Google Docs o Microsoft OneNote, que permiten tomar notas durante las reuniones, trabajar juntos, y a la vez, en los mismos documentos, facilitando la colaboración de todo el equipo y un acceso a la información, de inmediato. Otra joya numérica es la aplicación OtterPilot que toma nota por ti y resume en varios puntos todo lo hablado. Transcribe los diálogos durante una conferencia virtual, y los ordena por temática y minuto a minuto.
No pudiste asistir a una reunión, tu avatar sí. La aplicación basada en inteligencia artificial, te lo contará todo y por escrito, aunque no hayas estado. Quién ha intervenido y que se ha dicho. Podrás volver a consultarlo cuando sea necesario, desde tu móvil sentado en el metro o desde la tranquilidad de tu despacho.
¿Y qué diría Napoleón de todo esto?
“Si no quieres que un proyecto salga adelante, confíaselo a un comité”. Como lo dejaba claro Bonaparte, no era muy partidario de perder tiempo en largas reuniones.
Este controvertido personaje de la historia es también, en términos organizativos, toda una referencia. De hecho, es el pilar central de una de mis intervenciones profesionales y conferencia. Su gran don era observar las costumbres de las organizaciones, definir lo que naturalmente funcionaba, lo que movía al pueblo y a sus habitantes, para poder así mandar o hábilmente dirigirles.
Las reuniones son una parte indispensable del entorno laboral moderno, pero sus objetivos y procesos deben ser cuidadosamente gestionados. Con demasiada frecuencia, resultan ser ineficientes y desperdiciar unos recursos estimables, sin escuchar realmente la voz de sus empleados y opiniones. Abordar esas disfunciones y aprovechar nuevas soluciones, es clave para transformar las reuniones en un lugar de empoderamiento humano y de grandes oportunidades.
En una época de inteligencia artificial y de robots, donde los contactos veraces y humanos van a ser emocionalmente necesarios, tendremos que seguir viéndonos las caras a diario. Aun así, depende de nosotros, no enfrascarnos en conversaciones pantanosas y ser, en definitiva, más rentables que las máquinas.